Termos de Uso

ActaDP Desenvolvimento e Licenciamento de Programas de Computador Customizáveis Ltda (nome fantasia: ActaOne)

• CNPJ: 66.435.383/0001-39
• Endereço: Rua Pais Leme, 215 - Pinheiros, São Paulo/SP, 05424-150, Brasil
• Site institucional: https://www.actaone.com.br
• Plataforma: https://app.actaone.com.br
• Contato e suporte: contato@actaone.com.br

• ActaOne: a plataforma SaaS de gestão de Departamento Pessoal objeto destes Termos.
• Tenant / Organização: a empresa contratante, unidade lógica de isolamento de dados na plataforma.
• Owner: o administrador titular da conta, criado no momento da assinatura. Existe exatamente um Owner por organização. Detém acesso irrestrito à plataforma, incluindo gestão da assinatura, configurações globais e administração de operadores.
• Perfil de acesso: ao convidar um operador, o Owner escolhe um perfil como ponto de partida e, a partir dele, ajusta as permissões módulo a módulo (ver, editar e excluir). Qualquer módulo pode ser concedido ou revogado individualmente, independentemente do perfil escolhido. Nenhum perfil acessa gestão de assinatura ou administração de equipe, funções exclusivas do Owner. Perfis disponíveis:
  • DP: por padrão, todos os módulos do Core DP (Agenda, Colaboradores, Folha, Ausências, Ativos, Benefícios, Ponto Online, Solicitações, Fluxos, Políticas, Cálculos Trabalhistas e Portal do Colaborador). Exclusivo para operadores internos.
  • RH: por padrão, todos os módulos do Core RH (Recrutamento, Cargos, Perfis e Testes, Treinamentos, Mural, Pesquisa de Clima, Avaliação de Desempenho, PDI, Canal de Denúncias e Riscos Psicossociais) e leitura de Colaboradores.
  • Contabilidade / Jurídico: por padrão, leitura de Colaboradores e do módulo Folha.
  • Médico do Trabalho: por padrão, os módulos Ausências (afastamentos) e ASO e SST (exames ocupacionais, exames toxicológicos e condições ambientais).
  • Psicólogo: por padrão, afastamentos, exames, Treinamentos e leitura de Colaboradores.
  • Administrador adjunto: por padrão, acesso completo ao Analytics (Dashboard), a todo o Core DP, a todo o Core RH, a todo o Colaborativo e a Minha Empresa, sem acesso a Gestão de Equipe nem a Assinatura.
  Todos os perfis, exceto DP, estão disponíveis para operadores internos e externos.
• Colaborador: o trabalhador da organização cujos dados são gerenciados na plataforma. Acessa o Portal do Colaborador para consultar dados próprios, enviar solicitações ao DP, acessar holerites e documentos enviados pela empresa, e participar de pesquisas de clima e avaliações de desempenho quando configuradas pela organização.

A ActaOne oferece os seguintes módulos, todos inclusos no plano único:

• Dashboard: indicadores em tempo real de headcount, admissões, desligamentos, turnover, afastamentos, férias, vencimentos de documentos, exames ocupacionais (ASO), treinamentos e alertas pendentes.
• Colaboradores: perfil digital com dados pessoais e profissionais, linha do tempo cronológica, documentos organizados por categoria, histórico de cargos e trilha de auditoria individual; geração de link de admissão com autopreenchimento pelo candidato antes da contratação; coleta de documentos via link público com upload direto pelo colaborador e aprovação pelo operador; distribuição de holerites e gestão de solicitações ao DP.
• Agenda: calendário unificado gerado automaticamente a partir de aniversários, fim de experiência, férias, afastamentos, vencimentos de documentos, treinamentos e fluxos.
• Fluxos: processos operacionais padronizados (onboarding, offboarding, compliance e outros) com etapas, responsáveis, prazos, checklist, comentários e anexos.
• Recrutamento: gestão de vagas com funil de candidatos, banco de talentos, avaliações internas e página pública de candidatura com branding da organização.
• Treinamentos: catálogo com carga horária e reciclagem periódica; registro de participações com nota e certificado; alertas automáticos de vencimento.
• Benefícios: cadastro por tipo e operadora com valor, recorrência e modelo de custeio, vinculado aos colaboradores.
• Ausências: férias (programação, gozo, saldo e abono pecuniário), afastamentos por tipo com CID e CRM quando aplicável, registro de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) vinculada ao afastamento, e exames ocupacionais (ASO) com controle de validade.
• Folha de Pagamento e eSocial: cálculo mensal da folha (proventos, descontos, INSS, IRRF, FGTS e salário-família), 13º salário, PLR, férias, rescisão, benefícios, encargos e provisões; fechamento de competência com conferência guiada; transmissão nativa dos eventos do eSocial ao ambiente do governo, com assinatura digital feita com o certificado e-CNPJ A1 da própria organização, sem transmissor externo (a transmissão exige que a organização tenha cadastrado esse certificado, vigente, em Minha Empresa, conforme o item Certificado Digital da Organização, abaixo); geração do arquivo de remessa bancária CNAB 240 com PIX no layout do banco do contratante; e holerite gerado nativamente com a identidade visual da empresa, encaminhado ao fluxo de assinatura eletrônica.
• Cálculos Trabalhistas: calculadoras de rescisão, férias, 13º, horas extras, custo de contratação e demais verbas, com resultados apresentados como estimativa de apoio à decisão, não como valor oficial.
• Políticas: cadastro e organização das políticas internas de Departamento Pessoal e Recursos Humanos da organização.
• Ativos: catálogo com quantidade e valor unitário, controle de entrega e devolução por colaborador e monitoramento de validade.
• Cargos e Convenções Coletivas: cadastro de cargos com CBO, faixa salarial, tipo de contrato, benefícios e treinamentos padrão e fluxos automáticos vinculados; registro de CCTs com sindicatos, data base e vigência, vinculadas aos cargos correspondentes.
• Alertas: monitoramento automático e contínuo de vencimentos de documentos, períodos de experiência, treinamentos, ASOs e ativos.
• Auditoria: trilha imutável de todas as operações, com identificação do operador, timestamp e snapshot do estado anterior e posterior.
• Relatórios: exportação em PDF de qualquer módulo sob demanda.
• Mural: celebrações publicadas pelo RH, reconhecimento entre colegas com moderação do RH e aniversários divulgados somente para quem autorizar. O acesso do colaborador ocorre pelo Portal do Colaborador. Os comunicados antigos ficam em um arquivo somente para leitura.
• Solicitações: recebimento e gestão de pedidos dos colaboradores ao Departamento Pessoal — reembolso de despesas, adiantamento salarial, equipamentos, segunda via de documentos e outros 17 tipos configuráveis. Geração de link público para preenchimento pelo colaborador; fluxo de aprovação, rejeição e registro de pagamento pelo operador; notificação por e-mail ao colaborador; histórico vinculado ao perfil.
• Portal do Colaborador: acesso autenticado para colaboradores ativos da organização, com e-mail e senha criados pelo próprio colaborador. Permite consultar dados cadastrais, acessar holerites e documentos enviados pela empresa, enviar solicitações ao DP e participar de pesquisas de clima e avaliações de desempenho quando configuradas pela organização.
• Avaliação de Desempenho: ciclos avaliativos configuráveis com autoavaliação, avaliação do gestor e avaliação por pares. Resultados consolidados por ciclo, com histórico de avaliações por colaborador e indicadores disponíveis para operadores autorizados.
• PDI (Plano de Desenvolvimento Individual): registro de metas, competências a desenvolver e acompanhamento de evolução por colaborador, vinculado a ciclos de avaliação ou gerenciado de forma independente.
• Pesquisa de Clima: questionários configuráveis com consolidação automática dos resultados. As respostas podem ser anônimas ou identificadas conforme configuração definida pela organização no momento da criação da pesquisa.
• Canal de Denúncias: recebimento de denúncias de assédio, discriminação, fraude e demais irregularidades, por link público (sem necessidade de login) e pelo Portal do Colaborador (autenticado). O denunciante escolhe entre denúncia anônima ou identificada quando ambas as modalidades estiverem habilitadas pela organização. Denúncias identificadas enviadas pelo Portal do Colaborador vinculam a identidade do colaborador; denúncias anônimas nunca vinculam identidade, mesmo quando enviadas por um colaborador autenticado, e usam PIN definido pelo próprio denunciante para acompanhamento posterior. Código de acompanhamento e classificação automática por IA (categoria e severidade sugeridas) inclusos.
• Assinatura Eletrônica de Documentos (ICP-Brasil): envio de documentos em formato PDF para assinatura por colaboradores e operadores cadastrados na plataforma. O signatário é autenticado por token de acesso único e código OTP enviado ao seu e-mail, o que caracteriza uma assinatura eletrônica avançada (Lei 14.063/2020, Art. 4º, II). Quando a organização cadastrou o próprio certificado digital ICP-Brasil (e-CNPJ A1) na plataforma, o PDF concluído recebe também uma assinatura digital ICP-Brasil da própria organização, no padrão PAdES-BES, embutida no próprio arquivo e verificável em qualquer leitor de PDF, que sela a integridade do documento e o não-repúdio, nos termos da MP 2.200-2/2001. Sem certificado digital cadastrado, a assinatura do documento é somente a assinatura eletrônica avançada descrita acima, sem a camada ICP-Brasil. O sistema registra trilha de auditoria imutável contendo identidade do signatário, timestamp, endereço IP, dispositivo e hash SHA-256 do documento. Suporte a assinatura bilateral (operador e colaborador). O envio de documentos para assinatura é ilimitado na plataforma. A funcionalidade é restrita a documentos vinculados à relação de trabalho com colaboradores ativos na plataforma; o envio a destinatários externos não cadastrados não é permitido.
• Certificado Digital da Organização: em Minha Empresa, o Owner pode cadastrar o certificado digital ICP-Brasil do tipo e-CNPJ A1 da própria organização (arquivo .pfx ou .p12 e a respectiva senha, esta usada apenas no momento do envio e nunca armazenada). O certificado é utilizado exclusivamente para (i) assinar digitalmente, em nome da organização, os documentos gerados na plataforma e (ii) assinar e transmitir os eventos do eSocial. A ActaOne não emite, não renova e não garante a validade do certificado: a organização é a única responsável por sua titularidade, vigência e renovação, e pelos atos praticados com ele por seus operadores autorizados. A plataforma valida o certificado no envio, monitora seu vencimento e avisa o Owner com antecedência por alertas na plataforma e por e-mail, sem que isso substitua o acompanhamento pela própria organização. Sem certificado vigente cadastrado, a transmissão de eventos ao eSocial não está disponível e os documentos seguem apenas com a assinatura eletrônica avançada. A plataforma não expõe o conteúdo do certificado a nenhum usuário, inclusive à equipe da ActaOne: o material é armazenado cifrado, decifrado apenas em memória, no servidor, no instante de cada uso autorizado, e cada uso fica registrado em trilha de auditoria imutável consultável pela organização. A organização pode remover ou substituir o certificado a qualquer momento, o que apaga o material armazenado no banco de dados; eventuais cópias de segurança do provedor mantêm o material somente cifrado e são eliminadas no ciclo de retenção dos backups. Detalhes na Política de Privacidade.
• Ponto Online: controle de jornada digital com registro de ponto via reconhecimento facial ao vivo (Liveness Detection) e geolocalização, sem necessidade de relógio físico. O colaborador registra o ponto pelo celular ou computador; o sistema valida a identidade por IA com anti-fraude antes de registrar a marcação.
• Equipe: convite de operadores por e-mail com definição de tipo (interno ou externo) e de um perfil de acesso como ponto de partida — DP (exclusivo para internos), RH, Contabilidade / Jurídico, Médico do Trabalho, Psicólogo ou Administrador adjunto — a partir do qual o Owner ajusta as permissões módulo a módulo (ver, editar e excluir). Qualquer módulo pode ser concedido ou revogado individualmente. Suspensão imediata com efeito em tempo real.

A criação de conta na plataforma exige um CNPJ válido e com situação cadastral ativa junto à Receita Federal do Brasil. CNPJs com situação nula, suspensa, inapta ou baixada não são aceitos. A verificação é realizada automaticamente no momento do cadastro.

O cálculo da folha e a transmissão do eSocial são executados pela própria plataforma; a conferência e a validação dos valores calculados e dos eventos transmitidos são de responsabilidade do contratante. A ActaOne não fornece contabilidade societária ou fiscal, assessoria jurídico-trabalhista nem armazenamento de senhas de terceiros. O registro de CAT e de CCTs na plataforma é apenas um controle interno — não substitui a comunicação oficial ao INSS, nem a negociação ou homologação das convenções pelos sindicatos. O mural de comunicados destina-se a comunicação organizacional interna e não substitui canais formais de notificação trabalhista exigidos por lei.

A ActaOne adota um modelo de precificação baseado no número de colaboradores contratados. Cada colaborador contratado corresponde a uma vaga ativa que pode ser cadastrada na plataforma.

• Valor por colaborador: definido na proposta comercial aceita pelo contratante, com base na faixa de colaboradores contratados no momento da adesão. Os valores de tabela variam de R
  nbsp;19,45 a R
  nbsp;12,97/mês por colaborador contratado.
• Mínimo: 10 colaboradores contratados (R
  nbsp;194,50/mês), independentemente do número de colaboradores ativos.
• Colaboradores adicionais: colaboradores contratados além do número da proposta são cobrados pelo mesmo valor por colaborador definido na adesão, que permanece fixo durante a vigência da assinatura, sujeito ao reajuste anual. A redução do número de colaboradores contratados reduz o valor mensal na mesma proporção, respeitado o mínimo de 10.
• Os valores vigentes são sempre os informados na página de planos e na tela de Assinatura no momento da contratação ou de cada ajuste.

Créditos de IA: os recursos de Análise IA disponíveis nos módulos da plataforma consomem créditos, renovados mensalmente na proporção de 50 créditos por colaborador contratado. Créditos não utilizados não acumulam para o ciclo seguinte. Esgotado o saldo do mês, os recursos de IA ficam temporariamente indisponíveis até a renovação do próximo ciclo, sem afetar o funcionamento dos demais módulos da plataforma. Ao atingir 90% do consumo do ciclo, um bônus de créditos extras é concedido automaticamente, uma única vez por ciclo, conforme a faixa de colaboradores contratados: até 10 colaboradores, 40 créditos; até 20, 60 créditos; até 30, 80 créditos; acima de 30, 100 créditos. Esses valores podem ser revisados mediante atualização destes Termos, sem efeito retroativo sobre ciclos já em curso. Não é possível adquirir créditos adicionais avulsos.

O Owner pode ajustar o número de colaboradores contratados a qualquer momento pelo painel de Assinatura. A tentativa de admitir colaboradores além do número contratado é bloqueada automaticamente pela plataforma. Reduzir o número contratado abaixo dos colaboradores ativos também não é permitido.

O valor mensal é calculado automaticamente e atualizado na próxima fatura a partir de qualquer ajuste. Não há cobrança imediata nem proporcional por mudanças realizadas durante o mês.

Reajuste anual: o valor da assinatura pode ser reajustado anualmente, na data de aniversário da assinatura, com aviso prévio de 30 dias por e-mail. Caso o contratante não concorde com o novo valor, poderá cancelar a assinatura a qualquer momento antes da data de aplicação, sem nenhuma penalidade, pela página de Assinatura — a assinatura não possui prazo de fidelidade.

Ativação: o ambiente é provisionado automaticamente após confirmação do pagamento da primeira fatura ou, quando houver período de teste gratuito, imediatamente após a criação da conta.

Convite de operadores: o Owner pode convidar colaboradores internos e externos com perfis de acesso distintos, respeitando o número de colaboradores contratados. Operadores (internos/externos) não consomem vagas — o limite contratado é exclusivo para colaboradores do DP cadastrados na plataforma.

O acesso à plataforma exige autenticação por e-mail e senha. A criação de conta pode ocorrer por duas vias:

• Assinatura paga: processada via Asaas, com provisionamento automático do ambiente após confirmação do pagamento.
• Período de teste gratuito (trial): quando disponível, sem necessidade de cadastro de cartão de crédito, com acesso imediato após a criação da conta e duração determinada conforme informado no momento do cadastro. Ao utilizar a plataforma durante o período de teste gratuito, o contratante está igualmente sujeito a todos os termos e condições deste instrumento.

• Owner: criado no momento da assinatura ou do início do período de teste gratuito, com nome, e-mail e senha. Acesso irrestrito. Papel único por organização — não pode ser transferido, rebaixado ou duplicado, garantido por restrição no banco de dados.
• Operador: convidado pelo Owner via e-mail; define nome e senha durante o aceite do convite. No convite, o Owner escolhe um perfil de acesso como ponto de partida — DP (exclusivo para operadores internos), RH, Contabilidade / Jurídico, Médico do Trabalho, Psicólogo ou Administrador adjunto (ver Seção 2) — e ajusta as permissões módulo a módulo, definindo por módulo se o operador pode ver, editar ou excluir. Qualquer módulo pode ser concedido ou revogado individualmente. O Owner pode suspender o acesso de qualquer operador imediatamente; a suspensão invalida a sessão ativa e bloqueia novos acessos em tempo real via Supabase Auth.
• Colaborador: acessa o Portal do Colaborador com e-mail e senha criados pelo próprio colaborador. O acesso é restrito aos próprios dados, holerites, documentos, solicitações ao DP e funcionalidades de pesquisa e avaliação quando disponibilizadas pela organização.

Cada usuário (Owner ou Operador) pode estar vinculado a apenas um workspace ativo por vez. Para ingressar em outro workspace, o usuário deve ser previamente suspenso no workspace atual. Essa restrição é enforçada automaticamente pela plataforma.

Credenciais são pessoais e intransferíveis. O compartilhamento de acesso é expressamente vedado e pode resultar na suspensão imediata do workspace sem direito a reembolso.

O software, marca ActaOne, layouts, banco de dados, algoritmos e conteúdos da plataforma são de titularidade exclusiva da ActaOne ou de terceiros devidamente licenciados, protegidos pela legislação brasileira de propriedade intelectual.

É concedida ao contratante uma licença limitada, não exclusiva, não sublicenciável, não transferível e revogável para uso da plataforma conforme estes Termos, pelo prazo da assinatura ativa. São expressamente proibidos: engenharia reversa do código-fonte; sublicenciamento, revenda ou redistribuição do acesso; apresentação da plataforma como produto próprio ou de terceiros.

O contratante mantém titularidade sobre os dados inseridos na plataforma e concede à ActaOne autorização para processamento exclusivamente com a finalidade de operar, manter e melhorar o serviço contratado.

• Uso que viole leis aplicáveis, a LGPD ou direitos de terceiros.
• Engenharia reversa, scraping não autorizado, decompilação ou tentativa de acesso indevido à infraestrutura ou a dados de outros tenants.
• Compartilhamento de credenciais ou permissão de acesso não autorizado ao painel.
• Cadastro de dados de pessoas alheias à organização contratante sem base legal válida.
• Inserção deliberada de dados fictícios, falsos ou inválidos na plataforma, incluindo nomes genéricos, CPFs inválidos ou informações sabidamente inverídicas em campos de colaboradores ou outros registros.
• Tentativa de injeção de código, scripts ou comandos maliciosos em qualquer campo de entrada da plataforma.
• Armazenamento de senhas de terceiros ou dados que criem passivo de segurança fora do escopo do serviço.
• Revenda, sublicenciamento, redistribuição ou comercialização do acesso à plataforma, total ou parcialmente.
• Apresentação da plataforma ou de suas funcionalidades como produto próprio ou de terceiros.
• Uso da plataforma com o objetivo de estudar, copiar, reproduzir ou replicar suas funcionalidades, interface ou lógica de negócio, no todo ou em parte.
• Uso da plataforma para armazenar ou processar dados em violação a direitos de privacidade ou dignidade dos titulares.
• Uso do módulo de Assinatura Eletrônica de Documentos para fins alheios à relação de trabalho com colaboradores cadastrados na plataforma, incluindo — sem limitação — contratos comerciais, imobiliários, societários ou quaisquer outros documentos externos ao escopo do Departamento Pessoal.
• Upload de arquivos que violem direitos autorais, direitos de imagem ou propriedade intelectual de terceiros. O contratante é integralmente responsável pelo conteúdo enviado à plataforma e deve garantir que possui autorização para seu armazenamento e uso. Mediante notificação fundamentada de titular de direitos, a ActaOne pode remover o conteúdo indicado sem aviso prévio. Solicitações de remoção devem ser enviadas a contato@actaone.com.br com identificação do arquivo, descrição da violação alegada e comprovação de titularidade.

A ActaOne compromete-se a manter disponibilidade de 99,5% ao mês (tolerância de aproximadamente 3h39m de inatividade). Não são computadas como downtime: manutenções programadas com aviso prévio de 48 horas, e indisponibilidade decorrente de falha genuína e documentada na infraestrutura de um provedor terceiro (Supabase, Cloudflare, Asaas) — uma interrupção reconhecida publicamente pelo próprio provedor, não presumida. Falha de configuração, de código ou de capacidade da própria ActaOne conta normalmente como indisponibilidade para os fins desta cláusula, mesmo quando ocorre sobre a infraestrutura desses provedores.

Inatividade superior ao limite tolerado por causa exclusiva da ActaOne gera direito a créditos de serviço na fatura subsequente, mediante solicitação formal, conforme a escala abaixo — sendo esta a única compensação aplicável, com renúncia expressa a lucros cessantes e danos morais:

• De 3h40m a 6h de inatividade acumulada no mês: desconto de 10%.
• De 6h01m a 12h de inatividade acumulada no mês: desconto de 20%.
• Acima de 12h de inatividade acumulada no mês: desconto de 30%.

O suporte técnico é prestado via e-mail e WhatsApp, com prazo de resposta de até 1 dia útil em ambos os canais. E-mail: contato@actaone.com.br. WhatsApp: (11) 5198-6194.

Na extensão máxima permitida pela legislação brasileira, a ActaOne não se responsabiliza por: lucros cessantes; perda de dados decorrente de ação ou omissão do contratante; decisões tomadas com base em informações geradas pela plataforma; erros ou inconsistências nos dados inseridos pela organização; ou danos indiretos, especiais, incidentais ou consequenciais de qualquer natureza.

A responsabilidade total da ActaOne, quando aplicável, limita-se ao montante efetivamente pago pelo contratante nos 12 meses anteriores ao evento que originou a reclamação.

No que se refere ao módulo de Assinatura Eletrônica de Documentos, a ActaOne atua exclusivamente como plataforma facilitadora do processo de assinatura, não sendo parte signatária dos documentos nem responsável pelo conteúdo neles inserido. A validade jurídica dos documentos assinados depende da observância, pelo contratante, das disposições legais aplicáveis à relação de trabalho específica. A ActaOne não presta assessoria jurídica e não garante que um determinado documento produzirá os efeitos jurídicos pretendidos pelo contratante em eventual disputa.

O tratamento de dados pessoais é regido pela nossa Política de Privacidade, em conformidade com a LGPD (Lei 13.709/18). A organização contratante é a controladora dos dados de seus colaboradores; a ActaOne atua como operadora, processando tais dados exclusivamente conforme instruções do contratante e para as finalidades descritas nestes Termos.

O Owner pode solicitar a exclusão do workspace a qualquer momento pelo painel (Configurações → Empresa → Excluir Workspace), mediante confirmação explícita do nome da organização. A exclusão é agendada para o fim do período já pago da assinatura, com prazo mínimo de 7 dias: se faltarem menos de 7 dias até o próximo vencimento da mensalidade, a exclusão é deslocada para 7 dias contados a partir da solicitação. Durante esse intervalo, o Owner e os operadores mantêm acesso normal à plataforma, podendo exportar todos os dados que desejarem. Nenhuma nova cobrança é gerada após a solicitação. Faturas referentes a períodos futuros ainda não iniciados são canceladas; cobranças por serviço já prestado permanecem devidas. Não há reembolso proporcional.

O Owner pode cancelar a exclusão agendada a qualquer momento antes da data agendada, retomando o fluxo regular de assinatura. As cobranças voltam a ocorrer normalmente no vencimento programado. A não regularização do pagamento subsequente segue as regras de inadimplência abaixo.

Quando a data agendada chega, o expurgo é executado automaticamente e de forma irreversível. Não há retenção pós-encerramento — o período de retenção é o próprio período pago somado aos dias mínimos de cortesia. O processo remove dados do banco, arquivos do storage (Cloudflare R2) e contas de autenticação (Supabase Auth) vinculadas ao workspace.

Inadimplência: em caso de falha no pagamento, há um período de tolerância de 10 dias corridos, contados a partir da primeira falha de cobrança (a decisão é sempre por tempo, nunca por quantidade de tentativas de cobrança). Nesse período a ActaOne tenta a cobrança novamente todos os dias e o acesso é mantido normalmente. No 10º dia sem regularização, o acesso ao workspace é suspenso para todos os usuários. Persistindo a inadimplência, os dados são expurgados automaticamente 90 dias após a data do vencimento original que deu início à inadimplência, de forma equivalente à exclusão explícita, independentemente de qualquer comunicação da operadora de cobrança. A regularização do pagamento a qualquer momento antes do expurgo restaura o acesso integralmente.

Período de teste (trial): workspaces criados com período de teste gratuito têm um prazo definido no momento do cadastro. O Owner recebe aviso por e-mail quando restam 7 dias e quando resta 1 dia (ou menos) para o fim do período de teste. Caso a assinatura não seja efetivada até o término desse prazo, o workspace é automaticamente cancelado e os dados são expurgados, de forma equivalente à exclusão explícita, independentemente de qualquer confirmação adicional do contratante. A efetivação da assinatura em qualquer momento antes do fim do período de teste mantém o workspace ativo normalmente, passando a seguir as regras de cobrança e de inadimplência descritas acima.

Retenção fiscal: registros de pagamento (historico_pagamentos) e Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas emitidas pela ActaOne contra o contratante (notas_fiscais) são retidos pelo prazo legal exigido pela legislação contábil-tributária brasileira (5 anos), mesmo após o expurgo do workspace. Esses registros são contábeis da ActaOne e não contêm dados de colaboradores nem dados operacionais de DP.

Backups: a infraestrutura do Supabase mantém backups point-in-time conforme política do provedor (tipicamente 7 dias). Após esse período, mesmo dados expurgados não podem ser recuperados via restore.

A guarda de dados para fins de obrigações legais trabalhistas após o encerramento é de responsabilidade exclusiva da organização contratante, incluindo os documentos assinados eletronicamente e suas trilhas de auditoria. A CLT e a legislação trabalhista brasileira atribuem ao empregador — e não à plataforma — o dever de conservar documentos da relação de trabalho pelos prazos legais aplicáveis. No ato da assinatura, o PDF certificado é enviado automaticamente por e-mail a ambas as partes signatárias, cabendo ao contratante a guarda desses arquivos para fins de eventual comprovação. Recomenda-se a exportação prévia ao cancelamento, pelo botão "Exportar meus dados" disponível durante o período de exclusão agendada.

A ActaOne emprega mecanismos automatizados de monitoramento para preservar a integridade, a segurança e o uso legítimo da plataforma. Esses mecanismos analisam padrões de uso — como qualidade dos dados cadastrados, volume de atividade e interações com a interface — com o objetivo de identificar comportamento incompatível com o uso regular do serviço.

Quando atividade incomum é detectada, a plataforma pode suspender preventivamente o acesso ao workspace, sem aviso prévio, para proteção do serviço e dos demais clientes. A suspensão preventiva não implica encerramento do contrato nem exclusão de dados.

A suspensão preventiva não constitui encerramento de contrato nem implica exclusão de dados — é uma medida temporária de proteção. Ao ser suspenso, o contratante deverá entrar em contato com o suporte (contato@actaone.com.br) para apresentar esclarecimentos. A ActaOne informará os possíveis motivos da suspensão e conduzirá a análise em até 3 dias úteis, comunicando o resultado por escrito. Após a análise, o acesso será reativado ou, se confirmada violação destes Termos, a conta será encerrada definitivamente conforme a Seção 13.

A ActaOne pode suspender ou encerrar o acesso imediatamente em caso de violação destes Termos, risco à segurança da plataforma ou de outros clientes, ou por determinação legal ou judicial, sem necessidade de aviso prévio e sem direito a reembolso proporcional.

Estes Termos podem ser atualizados para refletir mudanças legais, operacionais ou de funcionalidades.

Para alterações materiais — definidas como mudanças que afetem o valor da assinatura, a retenção ou exclusão de dados, ou a remoção de funcionalidades atualmente disponíveis — a ActaOne notificará o contratante por e-mail com antecedência mínima de 30 dias antes da data de vigência. Caso não concorde com a alteração, o contratante poderá cancelar a assinatura antes dessa data sem qualquer penalidade.

Para alterações não materiais (correções de texto, ajustes de formatação, inclusão de definições ou esclarecimentos que não alterem direitos ou obrigações), as mudanças entram em vigor imediatamente após publicação nesta página, com atualização da data indicada no topo.

O uso continuado da plataforma após a data de vigência implica aceitação dos novos Termos.

Aplicam-se exclusivamente as leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da Comarca de São Paulo, São Paulo, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para dirimir controvérsias decorrentes destes Termos.